OCN - Outil de gestion du manuel et des processus qualité
Intranet et extranet / Digitalisation de l’activité / Gestion documentaire
La collaboration entre l’Office de la Circulation et de la Navigation (OCN) de l’Etat de Fribourg et Infoteam a commencé en 2010 avec la refonte du site interne, puis la réalisation d’une application pour smartphone. Depuis, l’OCN continue à développer des outils de pointe. Le dernier réalisé avec Infoteam est le manuel qualité de l’OCN, qui a été mis en ligne sur un portail extranet ISO. Le manuel qualité peut désormais être mis à jour en permanence, avec un processus automatisé développé sur SharePoint. L’OCN a gagné en efficacité, en traçabilité et est très satisfait des performances de son nouvel outil digital.
Traduction des besoins en solutions
« Tout manuel qualité digne de ce nom évolue sans cesse », souligne Marc Rossier, directeur de l’OCN. « Il fait l’objet de révisions, sous l’impulsion des modifications légales, des audits externes et internes, etc. Les descriptions des processus doivent donc être adaptées en permanence. » Le champ d’application du manuel est large. Il touche au management, à la planification, au controlling, aux améliorations, aux audits, aux processus métiers (contrôles techniques, examens, admissions à la circulation, navigation…) et aux processus administratifs.
« La base de notre travail a consisté à analyser finement les flux de travail de l’OCN pour les traduire dans Microsoft SharePoint », explique Fredy Martuccio d’Infoteam. « Plusieurs workshops ont été organisés afin que nous puissions comprendre et décrire exactement les besoins de l’OCN. Nous avons ensuite établi un cahier des charges et nous avons fait preuve d’agilité dans le développement. C’est essentiel pour pouvoir traduire un flux de travail complexe dans un outil informatique. »
Une écoute attentive
« Infoteam propose un rapport prestations-coûts très compétitif. Mais, plus important encore pour nous, ses collaborateurs sont vraiment à l’écoute de nos besoins. » affirme Marc Rossier.
Même son de cloche chez Yves Eggertswyler, responsable développement et contrôle qualité à l’OCN : « Il est essentiel que les entreprises informatiques comprennent parfaitement nos besoins avant d’écrire des lignes de code. Infoteam a non seulement établi avec nous un cahier des charges très précis, mais, au moindre doute, ils ont pris contact avec nous pour avancer dans la bonne direction. C’est crucial pour que le résultat final corresponde vraiment à nos besoins et pour qu’il soit livré dans les délais. »
